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Microsoft Office 365 – Mailboxmigration – Grundlagen

 Wenn einmal das Interesse an Office 365 geweckt und die ersten Tests und Evaluierungen getätigt sind, geht es darum, einen geeigneten Migrationsweg zu finden, um die User, Mailboxen, SharePoint Sites, etc. auch adäquat in die Cloud zu bringen. 

Es gibt nicht DEN Migrationsweg. Es gibt immer Gegebenheiten, wodurch eine Migration zu einem umfangreichen Projekt werden kann. Ich möchte im Folgenden die gängigsten, möglichen Pfade aufzeigen. Das Ganze aber ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Sie sollen hier lediglich einen ersten Überblick über alle Optionen erhalten, wie Sie Ihre Mailboxen migrieren können. Dadurch wird sicher deutlich, wie umfangreich ein solches Migrationsprojekt werden kann. 

Migrationsszenarien 

Wenn Sie schon Exchange bei sich im Einsatz haben, kann dies bei der Migration vieles vereinfachen. Aber natürlich schließt ein “anderes” Mailsystem eine Migration nicht aus. 

Die unterschiedlichen Methoden ergeben sich aus den Anforderungen an die Lösung (wie z.B. erforderlicher Parallelbetrieb, Aufwand für Clientumstellung, Übernahme von Kalendereinträgen) aber natürlich auch aus den Gegebenheiten (wie z.B. Anzahl der Mailboxen, Verwendete Exchange Version).    

Übernahmemigration (Cutover Migration) 

Die für mittlere Unternehmensgrößen (150 – 2.000 Benutzer) bei einem schon im Einsatz befindlichen Exchange System (2003 – 2016) wohl am häufigsten verwendete Methode, ist die Übernahmemigration. 

Die wichtigsten Eckdaten dieser Methode: 

  • Für weniger als 2.000 Mailboxen möglich – empfohlen bis 150  
  • OnPremises Exchange 2003-2016 
  • Komplette Migration zu O365 innerhalb weniger Tage 
  • Besitz der zu migrierenden Mail Domain 
  • Konfiguration der Clients über Autodiscover 

Der Ablauf kann in folgenden Schritten skizziert werden: 

  • Office 365 mit lokalem Exchange verbinden 
  • Erstellen eines Migrationsbatches 
  • Starten des Migrationsbatches 
  • Anpassung des MX Eintrages für die Domain 
  • Wenn alle Mails an Office 365 gesendet werden (kann bis zu 72 Stunden dauern), löschen des Migrationsbatches 
  • Lizenzzuweisung der Benutzer (ohne Lizenz wird nach 30 Tagen die Mailbox deaktiviert) 
  • Autodiscover Konfiguration anpassen 

Mehrstufige Migration (Staged Migration) 

Bei einer Unternehmensgröße über 2.000 Mailboxen und einem lokalen Exchange 2003 oder 2007 verwenden Sie die mehrstufige Migration. Bei dieser Methode ist zu beachten, dass es eine Synchronisation zwischen Ihrem lokalen Active Directory und Office 365 geben muss und nur Mailboxen migriert werden. Verteilerlisten, AD Kontakte, etc. werden über den ADSync migriert.  

Die wichtigsten Eckdaten dieser Methode: 

  • Komplette Migration zu O365 innerhalb weniger Wochen 
  • Mehr als 2.000 PF 
  • OnPremises Exchange 2003, 2007  
  • ADSync erforderlich 
  • Admin Vollzugriff auf lokale PF erforderlich 
  • Neue Outlook Profile erforderlich 

Der Ablauf kann in folgenden Schritten skizziert werden: 

  • Synchronisation der erforderlichen Benutzer von lokalem AD zu Office 365 
  • Erstellen einer CSV Datei, die die Daten der zu migrierenden Mailboxen enthält 
  • Erstellen eines/mehrerer Migrationsbatches auf Grundlage der CSV Datei 
  • Starten des Migrationsbatches 
  • Konfiguration der Mail-Weiterleitung über das TargetAddress Attribut im lokalen AD 
  • Konvertierung der migrierten Mailboxen lokal in E-Mail-aktivierte Benutzer 
  • Lizenzzuweisung der Benutzer (ohne Lizenz wird nach 30 Tagen die Mailbox deaktiviert) 
  • Anpassung des MX Eintrages für die Domain 
  • Autodiscover Konfiguration anpassen 

Hybride Bereitstellung (Hybrid Deployment) 

Der Migrationspfad der hybriden Umgebung empfiehlt sich dann, wenn über einen längeren Zeitraum sowohl die lokalen Mailboxen erhalten bleiben sollen, aber auch eine sukzessive Migration zu Office 365 erfolgen soll. Der Vorteil darin liegt in der Möglichkeit, die Dienste von Exchange Online (wie z.B. Exchange Online Protection) zu nutzen, ohne alle lokalen Mailboxen in die Cloud migriert zu haben. Eine Kommunikation der beiden Umgebungen, was z.B. den Austausch von Adressbüchern oder Frei/Gebucht Informationen angeht, ist selbstverständlich möglich. 

Die wichtigsten Eckdaten dieser Methode: 

  • Mehr als 1.000 PF 
  • OnPremises 2010, 2013, 2016 
  • Kann als Zwischenschritt zum vollständigen Wechsel dienen 
  • ADSync erforderlich 
  • “Fullaccess” und “Send on behalf” Konfigurationen werden übernommen 

Der Ablauf kann in folgenden Schritten skizziert werden: 

  • Synchronisation der erforderlichen Benutzer von lokalem AD zu Office 365 
  • Lizenzzuweisung der Benutzer (ohne Lizenz wird nach 30 Tagen die Mailbox deaktiviert) 
  • Remoteverschiebung der Mailbox(en) 
  • Anpassung des MX Eintrages für die Domain 
  • Autodiscover Konfiguration anpassen 

IMAP Migration 

Wenn Sie ein Mailsystem im Einsatz haben, das nicht auf Exchange basiert, bietet sich evtl. die IMAP Migration an. Hierbei gibt es allerdings einige Einschränkungen, die zu beachten sind. 

Die wichtigsten Eckdaten dieser Methode: 

  • Admin Vollzugriff auf lokale Mailbox erforderlich 
  • Maximal 500.000 Objekte pro Mailbox 
  • Nur Mail Objekte möglich – keine Termine, Kontakte, etc. 
  • Maximale Größe pro Mail sind 35 MB

Der Ablauf kann in folgenden Schritten skizziert werden: 

  • Erstellen der Benutzer in Office 365 
  • Lizenzzuweisung der Benutzer (ohne Lizenz wird nach 30 Tagen die Mailbox deaktiviert) 
  • Je nach Quellsystem sind evtl. noch Konfigurationen erforderlich (Bereitstellen von IMAP Zugang, etc.) 
  • Vollzugriff auf Mailbox einrichten 
  • Erstellen eines Migrationsendpunktes in Office 365  
  • Migrieren der Mailboxen (evtl. bietet sich hier eine CSV Datei an) über einen Migrationsbatch 
  • Anpassung des MX Eintrages für die Domain 
  • Migrationsbatch entfernen 
  • Anpassung der Clients – Umgebungsabhängig 

Migration durch Benutzer – Massenimport PST

In Einzelfällen oder wenn lediglich eine kleine Anzahl von Benutzern zur Migration ansteht, ist es auch möglich den Benutzern selbst die Migration zu überlassen.  

Die wichtigsten Eckdaten dieser Methode: 

  • Empfiehlt sich nur für kleine Userzahlen 
  • Evtl. kann es zu Überschneidungen im Mail Routing kommen 
  • Je nach Datenmenge einer Mailbox kann der Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. 
  • Verantwortung liegt beim Benutzer 

Der Ablauf kann in folgenden Schritten skizziert werden: 

  • Erstellen der Benutzer in Office 365 
  • Lizenzzuweisung der Benutzer (ohne Lizenz wird nach 30 Tagen die Mailbox deaktiviert) 
  • Outlook wird mit lokaler Mailbox verbunden 
  • Export der Mailbox in PST Datei 
  • Outlook mit Office 365 verbinden 
  • Import der PST Datei über Outlook 

Es besteht auch die Möglichkeit einen Massenimport von PST Dateien einzurichten. Dazu müssen die zuvor exportierten PST Dateien zu Office 365 übermittelt werden diese können dann dort in die jeweiligen Mailboxen importiert werden. Bei diesem Vorgang gibt es allerdings nicht die Möglichkeit eine Form der Synchronisation von Inhalten zu erreichen.